7 Pillole di Produttività: Le Strategie imparate dopo 4 anni in un'azienda SaaS e di Consulenza Organizzativa

Nel contesto lavorativo moderno, la produttività è diventata una componente essenziale per il successo individuale e aziendale. Per quattro anni ho lavorato come Marketer in una azienda SaaS e nel settore della consulenza organizzativa, Tweppy. Avendo maturato una significativa esperienza a riguardo, in questo post desidero condividere alcune pillole di produttività che ho appreso nel corso degli anni.

Facilita il team

Spesso siamo portati a pensare che la produttività sia un concetto individuale, legato alla quantità di compiti e attività completate da ciascuno. In realtà, la produttività in un contesto lavorativo non è un concetto individuale e isolato, ma piuttosto un fenomeno collettivo che coinvolge l'intera squadra. Non è neanche semplicemente una questione di quantità, ma di qualità e collaborazione.

In Tweppy, ho imparato che il successo individuale è strettamente legato al supporto e alla facilitazione che si offre ai propri colleghi. Non si tratta solo di completare un numero elevato di compiti, ma di come il nostro lavoro si integra e supporta quello degli altri. In un ambiente di lavoro condiviso, la produttività si amplifica quando facilitiamo il lavoro dei colleghi, creando un flusso operativo armonioso e sincronizzato.

È quindi essenziale sviluppare una mentalità orientata al team. Ma se ci pensi bene, cosa significa lavorare bene in team?

Nella pratica significa molte cose. Collaborare, aiutare, supportare, sono le prime definizioni che vengono in mente. Sono assolutamente essenziali, d'altronde ogni collaboratore fornisce esperienze, idee e skills diverse, ed una buona sinergia porta ad un risultato che è superiore alla somma delle singole parti.

Tuttavia, ciò che ho imparato lavorando in Tweppy è un ulteriore aspetto, poco menzionato e conosciuto. Saper lavorare in team significa anche facilitare il lavoro dei collaboratori.

Questa caratteristica si manifesta attraverso decine di piccole attenzioni quotidiane che non si concentrano sugli interessi personali, ma su quelli dei collaboratori, in un'ottica di lavoro altruistica. Se praticate da tutti, queste attenzioni si sommano generando un circolo virtuoso di produttività.

Ad esempio, anziché creare interferenze presentandosi improvvisamente alla scrivania di un collega e disturbando la sua concentrazione, pianificare incontri con preavviso e chiarezza evita interruzioni improvvise e consente agli altri di prepararsi adeguatamente. In altre parole, rispetta lo stato di concentrazione dei tuoi colleghi, così come ti aspetti che loro facciano con te.

Inoltre, evitare notifiche non necessarie ai colleghi evita loro di sprecare tempo ed energia nella gestione. Questo può anche tradursi semplicemente nel non inondare la casella email condivisa con newsletter inutili e disiscrivendosi da quelle già ricevute, risparmiando così tempo a tutte le persone che hanno accesso a quella casella.

Un altro esempio è fornire istruzioni dettagliate per le attività assegnate, riducendo la necessità di chiarimenti successivi e ottimizzando il tempo e le risorse di tutti. 

Queste piccole azioni quotidiane non solo migliorano l'efficienza lavorativa, ma creano anche un ambiente più sereno e collaborativo. Il tema del "facilitare" caratterizza tutti i punti successivi.

Organizza il tuo lavoro in modo da poter lavorare efficacemente e senza distrazioni

Per lavorare efficacemente e senza distrazioni, è fondamentale creare un ambiente che favorisca la concentrazione.

Inizia eliminando le interferenze esterne. Silenzia le notifiche del telefono: resistervi è estremamente difficile, in quanto sono una fonte di dopamina per il nostro cervello ormai iperconnesso.

Quando possibile, comunica ai colleghi o familiari i tuoi momenti di lavoro intenso per evitare interruzioni, ad esempio bloccandoti uno slot su un calendario condiviso.

Inoltre, considera di organizzare il tuo spazio di lavoro in modo che sia ordinato e privo di oggetti che possano distrarti. Anche i rumori ambientali possono facilmente distogliere l'attenzione e compromettere la produttività, quindi considera l'utilizzo delle cuffie per isolarti - o per ascoltare della buona musica che ti permetta di entrare in uno stato di concentrazione.

Infine, una efficace gestione del tempo fa davvero miracoli. A riguardo, la buona vecchia Tecnica del Pomodoro, che prevede brevi pause dopo periodi di lavoro intenso, è uno dei metodi di lavoro efficienti che favorisco, in quanto contribuisce a mantenere alta la produttività senza esaurirsi.

Dedica blocchi di tempo, ad esempio di 15-30 minuti, a un lavoro ad alta concentrazione, durante i quali ti immergi completamente nel compito da svolgere. Al termine di ogni blocco ad alta concentrazione, prenditi qualche minuto per controllare le notifiche e gestire eventuali nuovi input come email o messaggi.

La Tecnica del Pomodoro è solo uno tra molti sistemi di gestione del tempo. In ogni caso, un approccio organizzato ti permette di mantenere un equilibrio tra produttività e aggiornamento costante, ottimizzando il tuo flusso di lavoro senza perdere il focus ed ottenendo non solo una riduzione degli sprechi di tempo, ma anche dello stress lavorativo. Il beneficio non è quindi limitato all'ottimizzazione dei risultati, ma anche ad un maggior benessere lavorativo.

Perchè adottare un sistema di gestione del tempo?

Forse ti chiederai: ma perchè tutto questo? Ci sono diverse buone ragioni.

• Anzitutto, il lavoro intenso è faticoso per il nostro cervello, consuma molte energie. Il nostro corpo è naturalmente portato a conservare energia, e quindi il cervello cerca ogni buona occasione per distrarsi. Inoltre, la nostra mente è normalmente in grado di lavorare in alta concentrazione solo per brevi periodi di tempo, prima di richiedere una breve pausa.
• Anche il nostro processo evolutivo svolge un ruolo importante. Per millenni siamo stati "animali" e siamo biologicamente programmati per fornire attenzione ad ogni stimolo esterno per istinto di sopravvivenza. è solo negli ultimi secoli moderni che non abbiamo più dovuto avere il timore di salvaguardarci verso il mondo esterno, ma la nostra biologia è ancora quella di una volta. 
• Quindi, a meno che non svolgiamo un lavoro "creativo" e che la confusione nella nostra postazione non aiuti i nostri processi mentali, un ambiente ordinato, controllato e silenzioso è tipicamente più benefico per il lavoro, la concentrazione e la produttività.
• Allo stesso tempo, svolgere diverse task in contemporanea (multitasking) o saltare rappidamente da un task all'altro (switch-tasking) è ugualmente stancante per il cervello. Il costo però non è solo in termini di energia, ma anche di tempo. Infatti, numerosi studi concludono che, anche se ci sembra di essere più produttivi, portare a termine più task assieme richieda effettivamente più tempo che non concentrarsi su un singolo task alla volta. Puoi legggere di più a riguardo qui.
• Strutturare il proprio lavoro a fasi alterne di alta concentrazione su un singolo task a brevi momenti di riposo o di "catching-up" con i collaboratori permette quindi di essere più produttivi, garantendo allo stesso tempo di racaricare la mente e mantenere alta l'energia durante la giornata lavorativa.

Gestisci efficacemente i nuovi input

Nel mondo frenetico di oggi, è fondamentale saper distinguere tra ciò che richiede la nostra attenzione immediata e ciò che può essere pianificato per un momento successivo. La gestione efficace dei nuovi input, come email e messaggi sui mille strumenti di collaborazione disponibili, assume quindi una rilevanza centrale per il mantenimento della produttività. 

Non tutti i nuovi input, interni ed esterni, necessitano di attenzione e risposta istantanea. È essenziale valutare il livello di urgenza: se la notifica comporta un compito è urgente, affrontalo il prima possibile; altrimenti, inseriscilo in una lista di cose da fare o delegalo a un collega.

Tuttavia, per quei compiti che richiedono veramente poco tempo, ad es. meno di un minuto, può essere più efficiente gestirli subito per smarcarli al più presto, invece di assegnarti un incarico.

Quando più persone sono coinvolte in un input, come nel caso di un'email con diversi destinatari in copia, è cruciale chiarire chi si occuperà del compito e quando, per evitare confusione e garantire una gestione efficace delle responsabilità.

Cerca anche di tenere organizzati i tuoi input così da poterli filtrare e ritrovare rapidamente: il massimo sarebbe averti tutti in un unico tool o sistema. In Tweppy (software omonimo all'azienda) c'erano diversi modi per organizzare i messaggi di diverso tipo. Nel tuo client di posta come Gmail ed in altri sistemi più specifici, sfrutta etichette, tag e contatti per dare ordine ai tuoi messaggi. Per gli altri strumenti di produttività, verifica quali funzionalità di organizzazione hai a tua disposizione ed inizia ad usarli!

Inoltre, questo implica anche la pulizia delle tue notifiche, tanto quelle ricevute, quanto quelle inviate - infatti, i tuoi output sono tipicamente input per gli altri!

In Tweppy veniva chiamata sovra-informazione la situazione in cui si ricevono informazioni non necessarie od inutili. Ogni informazione, per quanto superflua, richiede infatti di essere gestita. Se si riceve un elevato volume di informazioni non necessarie, il tempo impiegato giornalmente in un attività completamente improduttiva si accumula e diventa rilevante.

L'esempio più ovvio è una mail di spam. Solitamente ci limitiamo a contrassegnarla come letta e ce ne dimentichiamo. In realtà, questo non risolve il problema: non solo la mail andrebbe eliminata, ma dovremmo dedicare qualche secondo per disiscriverci, evitando così futuro spam e ulteriori perdite di tempo.

Meno ovvie sono le informazioni ricevute dai proprio collaboratori. Ad esempio, spesso riceviamo email in CC ed inoltri da colleghi, relative ad attività e processi in cui non siamo (o non siamo più) convolti.In tal caso, non possiamo ovviamente bloccare l'indirizzo del collaboratore, ma possiamo agire insegnando a tutti i collaboratori a condividere le informazioni solo con chi ne abbia effettivamente bisogno.

Un'altra strategia efficace è quella di utilizzare strumenti di automazione per gestire i nuovi input. Software come Zapier o Make.com, integrazioni tra applicazioni e tool di AI possono aiutare a centralizzare le informazioni, classificare automaticamente le email e ridurre il carico di lavoro manuale.

Organizzazione del lavoro in un'unica to-do list condivisa

Può sembrare banale, ma è fondamentale tenere traccia delle cose da fare tramite una to-do list ben organizzata. Evita di rilegare le attività alla memoria: è una pratica che spesso porta a dimenticanze e stress.

Punta ad avere un elenco unico e centralizzato delle attività da svolgere: diventerà il tuo punto di riferimento quotidiano in cui avere tutto sotto controllo. Evitare la frammentazione di note ed attività in vari posti (email, post-it, tool vari) è essenziale per mantenere ordine e chiarezza mentale e si riduce anche l'ansia legata al timore di dimenticare qualcosa di importante. Adotta una lista unica di cose da fare in formato digitale: sarà sempre consultabile da più dispositivi e sarà sempre sincronizzata ed aggiornata.

Cerca di stabilire una scadenza per ogni attività. Questo non solo ti responsabilizza, ma ti aiuta a pianificare il tempo tra le varie attività. Inoltre, consente di informare i colleghi o terzi quando è previsto lo svolgimento dell'attività. Questo è di vitale importanza quando gli altri dipendono dal completamento delle tue attività per le fasi successive del processo. Se non riesci a definire immediatamente una scadenza, inserisci comunque il compito in un backlog e rivedilo periodicamente per pianificare le attività rimaste indietro.

Inoltre, se lavori in un team, la tua lista dovrebbe essere condivisa. Avere un'unica lista consente a tutti i membri del gruppo, in particolare quelli coinvolti nel processo, di avere visibilità sulle attività in corso, sulle scadenze imminenti e su eventuali ritardi. Non preoccuparti, a tutti succede di sforare le scadenze, l'importante è tenere aggiornati anche gli altri collaboratori coinvolti nel processo.

La creazione di una to-do list condivisa è una pratica che ho trovato estremamente utile per l'incremento della produttività e l'ottimizzazione delle risorse all'interno del team. Questo approccio non solo facilita la pianificazione individuale, ma promuove anche la responsabilità collettiva, la trasparenza ed un ambiente di fiducia e cooperazione. Non da ultimo, migliora l'efficienza operativa e consente di monitorare i progressi in tempo reale.

Assegna le task con informazioni complete

Quando si assegnano compiti all'interno di un team, è fondamentale fornire informazioni complete e dettagliate. Questo approccio riduce al minimo le ambiguità e le incomprensioni, consentendo ai membri del team di affrontare le loro responsabilità con chiarezza.

In Tweppy ho imparato che le attività dovrebbero sempre essere assegnate con un certo criterio, sia che le assegni ad un terzo, sia che le assegni a te stesso. In particolare, devi sempre indicare:

• Chi deve compiere l'attività
• La priorità e la scadenza, ovvero entro quando compierla. Se queste informazioni non vengono fornite, il destinatario dovrà gestire l'attività in base alla propria disponibilità e percezione di urgenza.
• È altrettanto importante indicare per chi deve essere eseguita l'attività, come un cliente specifico, includendo un link alla scheda del contatto per facilitare l'accesso a dettagli utili come indirizzo o numero di telefono.
• Inoltre, bisogna contestualizzare l'attività, collegandola al progetto pertinente, o alla comunicazione da cui è scaturita la richiesta, o al meeting in cui è stata decisa
• Non da ultimo, descrivere con precisione cosa fare aiuta a evitare fraintendimenti e garantisce che il lavoro venga svolto correttamente.

A seconda degli strumenti aziendali e del modo in cui è stata generata un'attività, alcune di queste informazioni sono già disponibili e date per scontate. Ad esempio, se si riceve una email, il contatto e il contesto sono già chiari: l'assegnazione dell'attività può quindi darli per scontato. Un altro esempio, se in azienda si utilizza un CRM per tenere traccia delle trattative, un'attività di follow-up in una trattativa in corso dà per scontato il contesto (il deal), il contatto di riferimento e cosa fare. Potenzialmente, anche chi deve svolgerla può essere già definito, ovvero il commerciale responsabile della trattativa. Tuttavia, il commerciale potrebbe anche richiedere il follow-up da parte di un collega, ad esempio un tecnico, per dei chiarimenti ulteriori.

L'assegnazione di un'attività dipende quindi dallo specifico caso, ma tutti e cinque i dettagli dovrebbero comunque essere specificati o immediatamente deducibili. Questo approccio non solo migliora l'efficienza individuale, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo.

Automatizza i processi e concentrati su attività a valore

L'automazione dei processi, micro processi e attività può trasformare radicalmente il modo in cui lavoriamo, liberando tempo e risorse per concentrarsi su compiti più creativi e strategici. Inoltre, l'automazione è uno dei metodi di ottimizzazione del workflow più efficaci, garantendo un netto miglioramento delle prestazioni complessive e riducendo la possibilità di errore umano, primo fra tutti la dimenticanza.

Sembra incredibile, eppure non solo molte persone, addirittura molte aziende ancora non sfruttano la tecnologia per semplificare, snellire, automatizzare il lavoro. Sembra quasi un paradosso, in questo mondo pieno di tools di automazione e dove soluzioni spettacolari potenziate dall'ai sono già largamente disponibili ed accessibili. Anzi, è follia pura.

Nel mondo delle automazioni, l'unico limite è l'immaginazione. Vi sono tantissime tecnologie per la produttività; ovviamente le esigenze dipendono dal lavoro di ognuno. Comincia pensando ai tuoi processi ed alle attività più standardizzate e quelle più ripetitive, quindi capisci come automatizzare. Il mio consiglio? Parti semplice, dal piccolo, e man mano crea automazioni sempre a maggior valore. 

Immagina un'azienda che gestisce manualmente l'inserimento dei dati: con l'automazione, un software potrebbe estrarre automaticamente le informazioni da documenti digitali e inserirle nei sistemi aziendali, riducendo errori e aumentando l'efficienza. Per questo, puoi sfruttare tools come Zapier o Make.com per creare uno scenario su misura, oppure affidarti ad assistenti come NotebookLM ed interrogare pagine web o documenti.

Oppure pensa a un team di marketing che utilizza strumenti di automazione per programmare post sui social media, programmare sequenze email di nurturing e calcolare lo score dei contatti. 

Ancora, pensa ad un CRM in cui tenere traccia delle trattative, in cui ad ogni fase vengono assegnate automaticamente delle attività successive finalizzate alla chiusura positiva del deal.

Anche le piccole attività quotidiane, come la gestione delle email (es classificazione della email o condivisione automatica con i colleghi) o la pianificazione delle riunioni (es tool di prenotazione con reminder automatici), possono essere semplificate attraverso automazioni o addirittura assistenti virtuali intelligenti.

L'automazione non è solo una questione di tecnologia, ma di visione: è il futuro del lavoro che ci permette di fare di più con meno sforzo, risparmiando tempo su attività a basso valore e concentrandoci su quelle ad alto valore aggiunto.

Meeting efficaci

Uno degli aspetti più critici della produttività in un contesto aziendale è la gestione dei meeting. Ci sono alcune regole semplici da seguire per garantire che i meeting, interni ed esterni, siano efficaci e non diventino una perdita di tempo.

Prima di tutto, stabilisci l'argomento e i punti da discutere prima del meeting, così che tutti i partecipanti siano già allineati prima dell'inizio. Alla fine dell'incontro, è utile la registrazione dei punti salienti, delle decisioni prese durante la riunione e delle attività future (queste dovrebbero essere aggiunte alla lista delle cose da fare dei vari partecipanti). Questo approccio non solo aiuta a mantenere il focus durante l'incontro stesso, ma fornisce anche un riferimento utile per i partecipanti in seguito.

Può sembrare ovvio, ma definisci esattamente data ed ora. Per le riunioni interne, utilizza le funzionalità dei calendari aziendali condivisi (come il calendario Google) per trovare un orario che vada bene per tutti. Per gli incontri con persone esterne, evita lo scambio continuo di email per fissare una data: usa strumenti come Calendly o YouCanBookMe per mostrare le tue disponibilità e lasciare che gli altri scelgano uno slot. Se necessario, fai una telefonata e concorda un orario in tempo reale.

Non da ultimo, promuovi una cultura in cui tutti arrivino puntuali o anche qualche minuto prima. In questo modo, il meeting può iniziare all'orario stabilito. Un ritardo anche di un solo partecipante comporta una perdita di tempo per tutti, e questa perdita si amplifica non solo in base al tempo di ritardo, ma anche al numero di partecipanti. Ad esempio, se ci sono 10 partecipanti e una persona arriva con 5 minuti di ritardo, non si perdono solo 5 minuti, ma 50 minuti complessivi: quasi un'ora di lavoro!